Internal Control and Compliance Adviser

Plan International Belgique

Depuis plus de 35 ans, Plan International Belgique œuvre pour un monde juste et sûr pour tous les enfants. Tous les enfants ont droit à l’éducation et à des opportunités épanouissantes. Cela commence par l'égalité des chances entre les filles et les garçons. Les filles sont encore trop souvent désavantagées et discriminées, parfois même menacées et maltraitées.

Plan International Belgique fait partie d'une fédération internationale avec des projets ambitieux dans près de 80 pays (dont la Belgique). Avec nos projets, nous générons un impact, via le plaidoyer politique, la sensibilisation et les projets avec et pour les enfants et les jeunes.

Plan International Belgique est une organisation en forte croissance. Au cours des 5 dernières années, nos revenus sont passés de 14 à 25 millions € et nous sommes passés de 50 à environ 65 collègues très motivé·e·s.

Afin de réaliser ses grandes ambitions et concrétiser sa mission en faveur des enfants et des jeunes, Plan International Belgique cherche un·e Internal Control and Compliance Adviser enthousiaste, animé·e par des valeurs et compétent·e.

Objectifs et périmètre de cette fonction

L’Internal Control and Compliance Adviser assure et coordonne la conformité qualitative et à long terme de Plan International Belgique avec les normes de contrôle interne, les règles des bailleurs institutionnels et les autres règlements et lois.

Vous suivez avec attention les changements législatifs, vous comprenez les exigences de nos bailleurs à respecter, vous détectez les risques et vous conseillez de manière proactive. Vous partagez les connaissances en renforçant les capacités des équipes, vous vous assurez avec les “process owners” que les manuels et les procédures sont à jour, correctement suivis. Vous proposez des améliorations et suivez leur mise en œuvre scrupuleusement.

Vous intervenez:

au jour le jour, sur demande, lorsque des conseils sont demandés
sur une base régulière en préparation des audits, en cas d'incidents
de manière proactive, conformément à la stratégie et aux changements (législatifs) à venir, aux changements dans l'organisation, aux risques éventuels.

Pour mener à bien cette tâche, vous:

avez une bonne compréhension des activités et de la stratégie de l'organisation;
travaillez en étroite collaboration avec la direction, l'unité chargée des finances et de la conformité des programmes, l'unité chargée des finances et du reporting, les gestionnaires de programmes et les pairs au sein de la fédération internationale.

Les domaines dont vous serez responsable en tant que Internal Control and Compliance Adviser sont les suivants :

Dans le droit belge et droit international dans le contexte belge, tels que (non limité) :

Les exigences en matière de gouvernance de l'asbl (corporate housekeeping).
Exigences GDPR
Exigences anti-fraude
Exigences en matière de lutte contre le blanchiment d'argent
Exigences contractuelles
Autres exigences légales en général qui peuvent être liées ou pourraient éventuellement avoir un impact sur les activités ou la stratégie de Plan International Belgique

Dans les réglementations et exigences internes spécifiques à Plan International Belgique et à la Fédération Internationale de Plan, telles que (non limitées) :

Règles de compliance propres à chaque bailleur institutionnel (DGD, EU, INTPA, JUST, etc)
Code de conduite avec un lien avec la transparence financière, la lutte contre la fraude et le blanchiment d'argent
Le registre des risques en coopération avec les “risk owners”
Autres procédures organisationnelles liées ou ayant un impact sur celles-ci

Rôles et responsabilités

Conformité juridique et des subventions

Préparer et examiner les contrats et les accords afin d'assurer leur conformité avec les réglementations légales
Examiner tout document non standard engageant légalement l'organisation
Soutenir la négociation des contrats
Assurer le contrôle de la qualité de tous les aspects de la gestion des contrats
Fournir des conseils qualifiés sur les questions liées à la législation, aux règlements et aux exigences des parties contractantes
Servir de point de contact avec les cabinets d'avocats et autres conseillers juridiques

Conformité aux politiques et au cadre de contrôle interne de Plan International

Être le point focal de Plan International Belgique pour le Global Hub Act pour les incidents et les violations des règlements internes
Contextualiser, contrôler et diffuser et les directives de Plan International pour Plan International Belgique
Coordonner la manière dont Plan International Belgique traite les notifications d'incidents, veiller à ce que les procédures de notification soient respectées
Coordonner les obligations en matière de rapports à Plan International et à l'équipe de direction

Qualité et Audits

Veiller à ce que les documents soient maintenus selon les règles internes, permettant à la direction de contrôler et de gérer efficacement la conformité
Contribuer à et/ou coordonner les audits organisationnels (préparation, de tous les documents justificatifs) en étroite collaboration avec l'unité Programme Finance and Compliance, l'unité Finances & Administration, les Programme Managers et les auditeurs externes
Analyser et résumer les rapports des auditeurs et des évaluateurs afin de partager les risques et les leçons apprises avec l’équipe de direction et les autres entités de la fédération qui seraient concernées

Registre des risques

Assurer que le registre des risques de Plan International Belgique (via le système Magic Galileo) soit géré de manière opérationnelle et régulièrement mis à jour, permettant à la direction générale d’assurer une gestion efficace des risques
Comparer avec d'autres entités de Plan International au sein de la fédération pour veiller à ce que nos contrôles internes soient efficaces et adéquats

Conseil

Donner des conseils proactifs à la direction et aux autres parties prenantes sur les lois et règlements, les changements juridiques (à venir) et proposer une mise en œuvre efficace des exigences légales et des règlements
Répondre aux questions juridiques ponctuelles dans le cadre de négociation de contrats ou de préparation d'audits

Renforcement des capacités, sensibilisation et promotion

Partager avec le personnel et/ou les partenaires les connaissances concernant les lois et les règlements applicables, les procédures et règlements de Plan International et des donateurs institutionnels. Intégrer ces connaissances dans toutes les activités de renforcement des capacités
Donner des formations ou des débriefings pour maintenir le personnel à jour et informer les nouveaux collègues des politiques (internes). Assurer et promouvoir la sensibilisation au maintien d'un niveau de qualité au sein de l'organisation, tout en effectuant une analyse comparative avec d'autres membres de notre fédération de Plan International ou d'autres ONG
Soutenir du processus de coaching pour les partenaires de Plan International Belgique sur les règles et les exigences des donateurs institutionnels
Permettre et conseiller les contrôleurs financiers (Financial Controllers ) et les responsables de programme (Programme Managers) pour qu'ils.elles organisent de manière autonome des ateliers de démarrage avec les bureaux locaux de déploiement des programmes internationaux afin de couvrir les obligations en matière de conformité, de rapport et d'audit

Politiques, procédures, lignes directrices

S'assurer avec les “process owners” que les procédures et les manuels de formation sont à jour et correctement suivis
Proposer des améliorations de process si nécessaire (par exemple mis en lumière après des incidents, des changements de lois, des changements dans les règlements, les procédures internes,...)

Rapport

Assurer le suivi des rapports d’audit et améliorer la conformité et la qualité grâce aux leçons tirées
Assurer la communication et le signalement des incidents à la direction
Coordonner les obligations en matière de rapports à Plan International et à l'équipe de direction

Profil requis pour ce poste

Niveau d'éducation/expérience

Master en droit/administration des affaires/finance/économie ou équivalent par expérience professionnelle
Expérience et succès avérés dans une fonction similaire et dans un environnement international complexe
Bonne compréhension des procédures et des environnements de contrôle interne
Expérience et succès avérés dans le renforcement des capacités, la formation, le mentorat de collègues
La certification DPO est un atout

Attitude et talents

Avoir une vue d’ensemble et un esprit de synthèse
Comprendre et traiter des documents complexes, en extraire l'essence et les appliquer aux besoins spécifiques
Tisser des liens dans le cadre de ce poste transversal, au sein de l'organisation et avec les partenaires externes.
Connaissance de la lutte contre la fraude et le blanchiment d'argent, de la transparence financière.
Faire preuve d'expertise et jouer le rôle de point focal
Avoir le sens de la qualité et du détail
Savoir mettre des priorités
Être capable de traduire les intérêts à long et à court terme de Plan International Belgique en politiques et en processus
Être Infaillible sur l’intégrité et sur le respect de la confidentialité des informations
Aimer se tenir au courant en termes de législation et règlements

Connaissance/expertise

Compréhension et connaissance de la gestion des subsides (donateurs institutionnels)
Compréhension de la conformité juridique et des principes financiers
Expérience en matière de finances et d'audit opérationnel
Connaissance de MS Office
Connaissance des langues :
- Anglais - Français - Néerlandais (bonne compréhension et bonne capacité à communiquer à l'oral)
- L'espagnol est un atout

Profil personnel et compétences

Compétences de base

Intérêt pour les droits de l'enfant, les droits des filles et du thème de "l'égalité des sexes".
La réalisation des objectifs
Le travail en équipe
Faire preuve d'un esprit numérique
Se comporter conformément aux valeurs fondamentales de Plan International Belgique.

Compétences spécifiques aux fonctions

Analyse, regard critique
Précision
Une méthode de travail structurée
Bonnes compétences en communication, à l'aise pour communiquer au sein du bureau en Belgique, avec le Global Hub et avec les Country Offices.
Travail axé sur la recherche de solutions

Notre offre

Une équipe expérimentée et diversifiée au sein d'une organisation conduite par une stratégie claire.
Un environnement de travail socialement engagé, bénéficiant d'une excellente réputation et comptant quelque 65 collaborateur.trice.s motivé.e.s, et engagé.e.s.
De l'espace pour le développement personnel, dans un contexte à la fois belge et international.
Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée
Des avantages extralégaux (assurance groupe, assurance hospitalisation, titres-repas, remboursement à 100% du trajet domicile-lieu de travail pour l’utilisation des transports en commun, indemnité de télétravail)
La possibilité de télétravail partiel

Plan International Belgique se situe au cœur de Bruxelles, à côté de la gare centrale.

Intéressé.e ?

Vous pensez être fait.e pour ce job ? Envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation avant le 18 Août 2023 à job@planinternational.be, en mentionnant la référence « Internal Control and Compliance Adviser ».

Dans le cadre de notre politique de protection et de sauvegarde de l'enfance, nous demandons à chaque employé de nous soumettre un extrait de casier judiciaire (modèle 2).

L'égalité des chances est très importante pour Plan International ! Nous vous sélectionnons donc sur base de vos qualités et compétences, indépendamment de votre âge, de votre origine, de votre sexe, de votre identité sexuelle, de votre religion ou d'autres critères sans rapport avec le poste.