Postes vacants Internal Control & Compliance Adviser

Internal Control & Compliance Adviser

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Plan International Belgique

Plan International Belgique travaille depuis plus que 40 ans à la création d'un monde équitable et sûr pour tous les enfants. Tous les enfants, garçons et filles, ont le droit de jouir d’une éducation de qualité et d’opportunités de développement personnel. Cependant, à travers le monde, les filles sont encore trop souvent défavorisées, discriminées, parfois même maltraitées.

Plan International Belgique fait partie d'une fédération internationale ambitieuse qui a des projets dans près de 80 pays (dont la Belgique). Nos projets génèrent un impact en influençant les politiques, en sensibilisant et en réalisant des projets avec et pour les enfants et les jeunes.

Plan International Belgique est une organisation en pleine croissance. Au cours des cinq dernières années, nos revenus ont augmenté de 14 à 20 millions et nous sommes passés de 40 à plus de 65 collègues très engagé·e·s.

Afin de réaliser ses grandes ambitions et concrétiser sa mission en faveur des enfants, Plan International Belgique cherche, pour son département des Programmes Internationaux, un.e Programme Managerenthousiaste et compétent.e.

Objectifs et périmètre de cette fonction

L’Internal Control and Compliance Adviser assure et coordonne la conformité qualitative et à long terme de Plan International Belgique avec les normes de contrôle interne, les règles des bailleurs institutionnels et les autres règlements et lois.

Vous suivez avec attention les changements législatifs, vous comprenez les exigences de nos bailleurs à respecter, vous détectez les risques et vous conseillez de manière proactive. Vous partagez les connaissances en renforçant les capacités des équipes, vous vous assurez avec les “process owners” que les manuels et les procédures sont à jour et correctement suivis. Vous proposez des améliorations et suivez leur mise en œuvre scrupuleusement.

Vous intervenez :

  • au jour le jour, sur demande, lorsque des conseils sont demandés ;
  • sur une base régulière en préparation des audits, en cas d'incidents ;
  • de manière proactive, conformément à la stratégie et aux changements (législatifs) à venir, aux changements dans l'organisation et aux risques éventuels.

Pour mener à bien cette tâche, vous :

  • avez une bonne compréhension des activités et de la stratégie de l'organisation ;
  • travaillez en étroite collaboration avec la direction, l'unité chargée des finances et de la conformité des programmes, l'unité chargée des finances et du reporting, les gestionnaires de programmes et les pairs au sein de la fédération internationale.

Les domaines dont vous serez responsable en tant que Internal Control and Compliance Adviser sont les suivants :

Droit belge et droit international dans le contexte belge, tels que (non limitatif) :

  • Les exigences en matière de gouvernance de l'asbl (corporate housekeeping) ;
  • Les exigences en matière de GDPR, en collaboration avec le DPO ;
  • La législation sur l’intégrité, les exigences en matière de lutte contre la-fraude et de lutte contre le blanchiment d'argent ;
  • Les exigences contractuelles ;
  • D’autres exigences légales de nature générale qui peuvent être liées ou pourraient éventuellement avoir un impact sur les activités ou la stratégie de Plan International Belgique.

Réglementations et exigences internes spécifiques à Plan International Belgique et à la Fédération Internationale de Plan, telles que (non limitatif) :

  • Les règles de compliance propres à chaque bailleur institutionnel (DGD, EU, INTPA, JUST, etc)
  • Le Code de conduite en lien avec la transparence financière, la lutte contre la fraude et le blanchiment d'argent ;
  • Les droits de l'enfant et la politique de protection de l'enfance comme base de notre travail (Safeguarding) ;
  • Le registre des risques en coopération avec les “risk owners” ;
  • D’autres procédures organisationnelles liées ou ayant un impact sur celles-ci.

Rôles et responsabilités

Conformité juridique et des subventions

  • Préparer et examiner les contrats et les accords afin d'assurer leur conformité avec les réglementations légales ;
  • Examiner tout document non standard engageant légalement l'organisation ;
  • Soutenir la négociation des contrats ;
  • Assurer le contrôle de la qualité de tous les aspects de la gestion des contrats ;
  • Fournir des conseils qualifiés sur les questions liées à la législation, aux règlements et aux exigences des parties contractantes ;
  • Servir de point de contact avec les cabinets d'avocats et autres conseillers juridiques.

Conformité aux politiques et au cadre de contrôle interne de Plan International

  • Être le point focal de Plan International Belgique pour ce qui concerne les incidents liés à la législation sur l'intégrité, notre politique de safeguarding et la conformité financière ;
  • Contextualiser, contrôler et diffuser les directives de Plan International au sein de Plan International Belgique ;
  • Coordonner la manière dont Plan International Belgique traite les notifications d'incidents, veiller à ce que les procédures de notification soient respectées ;
  • Coordonner les obligations en matière de rapports à Plan International et à l'équipe de direction.

Qualité et Audits

  • Veiller à ce que les documents soient maintenus selon les règles internes, permettant à la direction de contrôler et de gérer efficacement la conformité ;
  • Contribuer à et/ou coordonner les audits organisationnels en étroite collaboration avec l'unité Programme Finance and Compliance, l'unité Finances & Administration, les Programme Managers et les auditeurs externes ;
  • Analyser et résumer les rapports des auditeurs et des évaluateurs afin de partager les risques et les leçons apprises avec l’équipe de direction et les autres entités de la fédération qui seraient concernées.

Registre des risques

  • Assurer que le registre des risques de Plan International Belgique (via le système Magic Galileo) soit géré de manière opérationnelle et régulièrement mis à jour, permettant à la direction générale d’assurer une gestion efficace des risques ;
  • Comparer avec d'autres entités de Plan International au sein de la fédération pour veiller à ce que nos contrôles internes soient efficaces et adéquats.

Conseil

  • Donner des conseils proactifs à la direction et aux autres parties prenantes sur les lois et règlements, les changements juridiques (à venir) et proposer une mise en œuvre efficace des exigences légales et des règlements ;
  • Répondre aux questions juridiques ponctuelles dans le cadre de négociation de contrats ou de préparation d'audits.

Renforcement des capacités, sensibilisation et promotion

  • Partager avec le personnel et/ou les partenaires les connaissances concernant les lois et les règlements applicables, les procédures et règlements de Plan International et des donateurs institutionnels. Intégrer ces connaissances dans toutes les activités de renforcement des capacités ;
  • Donner des formations ou des débriefings pour maintenir le personnel à jour et informer les nouveaux collègues des politiques (internes). Assurer et promouvoir la sensibilisation au maintien d'un niveau de qualité au sein de l'organisation, tout en effectuant une analyse comparative avec d'autres membres de notre fédération de Plan International ou d'autres ONG ;
  • Soutenir et conseiller les contrôleur·euse·s financier·ère·s (Financial Controllers ) et les responsables de programme (Programme Managers) pour qu'ils et elles organisent de manière autonome des ateliers de démarrage avec les bureaux locaux de déploiement des programmes internationaux afin de couvrir les obligations en matière de conformité, de rapport et d'audit.

Politiques, procedures et lignes directrices

  • S'assurer avec les “process owners” que les procédures et les manuels de formation sont à jour et correctement suivis ;
  • Proposer des améliorations de process si nécessaire (par exemple mis en lumière après des incidents, des changements de lois, des changements dans les règlements, les procédures internes,...) ;

Rapport

  • Assurer le suivi des rapports d’audit et améliorer la conformité et la qualité grâce aux leçons tirées ;
  • Assurer la communication et le signalement des incidents à la direction ;
  • Coordonner les obligations en matière de rapports à Plan International et à l'équipe de direction.

Profil requis pour ce poste

Niveau d'éducation/expérience

  • Master en droit/administration des affaires/finances/économie ou équivalent via l’expérience professionnelle ;
  • Deux à cinq ans d’expérience dans le soutien et la guidance en matière de conformité, de contrôle et d'audit ;
  • Bonne compréhension des procédures et des environnements de contrôle interne ;
  • Une expérience avérée dans le renforcement des capacités, la formation, le mentorat de collègues est un atout ;
  • La certification DPO est également un atout.

Attitude et talents

  • Avoir une vue d’ensemble et un esprit de synthèse ;
  • Comprendre et traiter des documents complexes, en extraire l'essence et les appliquer aux besoins spécifiques ;
  • Tisser des liens dans le cadre de ce poste transversal, au sein de l'organisation et avec les partenaires externes ;
  • Faire preuve de curiosité professionnelle et d'une attitude de travail investigatrice ;
  • Acquérir des connaissances en matière de lutte contre la fraude et le blanchiment d'argent et de transparence financière ;
  • Faire preuve d'expertise et agir en tant que point focal ;
  • Travailler de manière audacieuse ;
  • Avoir le sens de la qualité et du détail ;
  • Savoir définir des priorités ;
  • Être capable de traduire les intérêts à long et à court terme de Plan International Belgique en politiques et en processus ;
  • Travailler dans le respect des valeurs et de l'intégrité, en préservant la confidentialité des informations ;
  • Se tenir constamment au courant en termes de législation et de règlements.

Connaissances/expertise

  • Compréhension et connaissance de la gestion des subsides (donateurs institutionnels) ;
  • Compréhension de la conformité juridique et des principes financiers ;
  • Expérience en matière de finances et d'audit opérationnel ;
  • Maîtrise de MS Office ;
  • Connaissance des langues :
  • Anglais - Français - Néerlandais (bonne compréhension et bonne capacité à communiquer à l'oral)
  • L'espagnol est un atout

Profil personnel et compétences

Compétences de base

  • Intérêt pour les droits de l'enfant, les droits des filles et l'égalité des genres ;
  • Réalisation des objectifs ;
  • Travail en équipe ;
  • Bonne maîtrise du digital ;
  • Comportement conforme aux valeurs fondamentales de Plan International Belgique.

Compétences spécifiques à la fonction

  • Analyse, regard critique ;
  • Précision ;
  • Méthode de travail structurée ;
  • Bonnes compétences en communication, à l'aise pour communiquer au sein du bureau en Belgique, avec le Global Hub et avec les Country Offices ;
  • Être axé·e sur la recherche de solutions.

Notre offre

  • Intégrer une équipe expérimentée et diversifiée au sein d'une organisation conduite par une stratégie claire ;
  • Un environnement de travail socialement engagé, bénéficiant d'une excellente réputation et comptant quelque 65 collaborateur.trice.s motivé.e.s, et engagé.e.s ;
  • De l'espace pour le développement personnel, dans un contexte à la fois belge et international ;
  • Un contrat de travail à temps plein à durée indéterminée ;
  • Des avantages extralégaux (assurance groupe, assurance hospitalisation, titres-repas, remboursement à 100% du trajet domicile-lieu de travail pour l’utilisation des transports en commun, indemnité de télétravail, prime de fin d’année, budget de formation) ;

Possibilité de télétravail partiel.Plan International Belgique est situé au cœur de Bruxelles, juste à côté de la gare centrale.

Intéressé·e ?

Vous pensez être faite·e pour ce job ? Alors envoyez votre CV accompagné d'une lettre de motivation avant le 28 mai 2024 à job@planinternational.be, en mentionnant la référence « Internal Control and Compliance Adviser ».

Dans le cadre de notre politique de protection et de sauvegarde de l'enfance, nous demandons à chaque employé·e de nous soumettre un extrait de casier judiciaire (modèle 2).

Le respect de l’égalité des chances est essentiel pour Plan International ! Nous vous sélectionnerons donc sur base de vos qualités et compétences, indépendamment de votre âge, de votre origine, de votre sexe, de votre identité sexuelle, de votre religion ou d'autres critères sans rapport avec le poste à pourvoir.